Was eine Telefonassistenz von Ihrer Schnittstelle braucht.
Diese Liste stammt aus dem Produktivbetrieb, nicht vom Reißbrett. Jeder Punkt hat uns in einer echten Praxis einmal Geld oder Vertrauen gekostet. Wenn Ihre Schnittstelle das abbildet, ist die Integration eine Sache von Wochen.
Was wir brauchen
Pro Behandler:in: Arbeitszeiten des Tages, Pausen, Abwesenheiten und gesperrte Zeiten — nicht nur eine Liste freier Termine. Sonst bietet der Agent Zeiten an, die formal frei, real aber unmöglich sind. Zusätzlich hilfreich: „nächster freier Termin ab Datum X“ mit Filtern für früheste/späteste Uhrzeit.
Am Telefon wartet ein Mensch live. Langsame Verfügbarkeits-Abfragen erzeugen genau die Gesprächspausen, bei denen Anrufer auflegen. Rate Limits bitte auf Gesprächsrealität auslegen — mehrere Abfragen pro Minute und Anruf sind normal.
Telefon-Spracherkennung verhört sich bei Namen zuverlässig. Suche per Rufnummer zuerst, dann unscharf und phonetisch tolerant über den Namen. Ergebnis als Kandidatenliste mit einem Zusatzmerkmal (z. B. Geburtsdatum) zum Abgleich — nie nur Exact-Match.
Terminanlage mit echter Patientenverknüpfung statt Freitext-Workaround. Ein Idempotenz-Key pro Request, damit ein Netzwerk-Retry nie doppelt bucht. Server-seitiger Konflikt-Check mit sauberem Fehler plus Alternativen, wenn der Slot inzwischen weg ist.
Stornieren muss den Termin als abgesagt markieren — Abrechnungs- und Verordnungsbezug bleiben erhalten, der Slot wird frei. Verschieben idealerweise atomar, damit nie der Zustand „Patient hat gar keinen Termin mehr“ entsteht.
Für Absage und Verschiebung: „Termine von Patient X am Tag Y“, auffindbar über Rufnummer oder Namenstreffer. Ohne diesen Lesezugriff muss der Agent raten — mit ihm wird das Vorlesen und Bestätigen zur sauberen Identitätsprüfung.
Wenn die Praxis selbst verschiebt oder absagt, muss der Agent es wissen, bevor der Patient anruft. Push statt Polling.
Pro Praxis gescopte Zugangsdaten; jeder Schreibvorgang mit Urheber-Kennzeichnung am Termin sichtbar; ein abrufbares Audit-Log. Das schützt Sie, uns und die Praxis: Bei einem Datenvorfall ist ein sauberes Schreibprotokoll Gold wert — wir sprechen aus Erfahrung.
AVV-Kette Praxis → Sie → wir, EU-Verarbeitung, Datenminimalismus in den Responses (der Agent braucht keine Diagnosen) und definierte Löschpfade. Entwürfe liefern wir mit.
Was wir mitbringen
- ✓Die komplette Integration — gebaut und gepflegt auf unsere Kosten.
- ✓Realtime-Sprachagent auf Deutsch und Englisch, inklusive Wechsel mitten im Gespräch.
- ✓Bestätigungen per E-Mail, Tageszusammenfassung an die Praxis, Eskalation ans Team.
- ✓Monitoring, Modellpflege und Fehlerbehebung im laufenden Betrieb.
- ✓AVV-Entwurf, Unterauftragsverarbeiterliste und Löschkonzept für Ihre Kunden.
Und wenn wir keine offene API haben?
Dann ist das kein Ausschlusskriterium. Unsere erste Produktivintegration lief gegen ein geschlossenes System ohne jede offizielle Schnittstelle — reverse-engineered, mit echtem Lese- und Schreibzugriff auf den Kalender. Mit Ihrer Mitwirkung ist der Weg deutlich kürzer: ein Kalender-Layer, eine interne API oder ein dokumentiertes Datenmodell genügen für einen Plan in Wochen statt Monaten.
Nächster Schritt
Schicken Sie uns Ihre Schnittstellen-Doku oder geben Sie uns Zugang zu einem Testsystem — oder buchen Sie 20 Minuten, in denen wir gemeinsam durchgehen, was bei Ihnen vorhanden ist. Konditionen halten wir schriftlich fest, bevor gebaut wird.